Hinweise elektronische Kommunikation
Elektronische Kommunikation, Eröffnung elektronischer Zugänge
Die Verwaltungsgemeinschaft bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 2 Abs. 1 des E-Governmentgesetzes und nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Verwaltungsgemeinschaft hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet.
1. De-Mail mit Absenderbestätigung (rechtsverbindlich)
Die Übermittlung elektronischer Dokumente die einer eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist mittels De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail Gesetzes nicht möglich.
2. E-Mail (nicht rechtsverbindlich)
Die Übermittlung elektronischer Dokumente die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist mittels E-Mail möglich. Es gelten die auf dieser Internetseite publizierten E-Mail-Adressen. Für alle E-Mail-Adressen der Verwaltungsgemeinschaft Gramme-Vippach wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Qualifiziert elektronisch signierte Dateien sind per E-Mail nicht zulässig.
3. Elektronische Formulare (nicht rechtsverbindlich)
Die Formulare finden Sie unter Verwaltung -> Vordrucke und Formulare.
Über die elektronischen Kommunikationsmöglichkeiten nach vorstehenden Ziffern 1 und 2 sind Dateigrößen bis maximal 15 MB und die folgenden Dateiformate zugelassen:
- Adobe Acrobat (*.pdf, *.pdf/a),
- Microsoft Word (*.docx),
- Microsoft Excel (*.xlsx),
- Microsoft PowerPoint (*.pptx),
- Bilder (*.jpg, *.tiff) und
- komprimierte Dateien (* .zip).
Weitere Dateiformate sowie Dateigrößen über 5 MB sind nur mit ausdrücklicher voerheriger Zustimmung der Verwaltungsgemeinschaft zulässig. Ausgeschlossen sind überdies potentiell gefährliche Dateien wie selbstextrahierende Archive, verschlüsselte oder kennwortgeschützte Dateien, Dateien mit aktiven Funktionen (Makro) usw.
Wenn Sie die vorstehende elektronische Zugangseröffnung nutzen, so erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre Dokumente auf Viren und Spam überprüft werden. Dokumente, die als Viren oder Spam klassifiziert worden sind, werden gelöscht und nicht weiter bearbeitet. Da in Dokumenten, die Computerviren oder Spam enthalten, in aller Regel die Absenderadressen gefälscht worden sind, erfolgt keine elektronische Rückinformation.
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, gehen wir davon aus, dass wir Ihnen auch auf diesem Wege antworten dürfen, soweit Vorschriften (z. B. förmliche Zustellung oder datenschutzrechtliche Belange) dem nicht entgegenstehen. Bitte beachten Sie, dass wegen der generellen Unsicherheit im Bereich der E-Mail-Kommunikation eine Übermittlung nicht gewährleistet werden kann.
Aus technischen und organisatorischen Gründen kann die Verwaltungsgemeinschaft zurzeit noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen und keine verschlüsselten E-Mails entschlüsseln. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen. Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Verwaltungsgemeinschaft. Sie gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden. Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.